Los autónomos tienen que soportar una carga muy grande de obligaciones, cotizaciones e impuestos. Es por ello, por lo que es importante conocer cuáles son los gastos fiscalmente deducibles a los que pueden acogerse. Vamos a tratar de explicar los gastos deducibles para los autónomos que coticen en el régimen de estimación directa (incluyendo tanto la modalidad normal como la simplificada), el cual resulta ser el más habitual.
Autónomos: requisitos para deducir gastos
Los gastos deducibles son aquellos afectos a la actividad, es decir, que sean completamente indispensables para el desarrollo del negocio, de allí que para cada negocio los gastos deducibles sean diferentes. Pero para que Hacienda los considere como tal, es necesario que dichos gastos cumplan un mínimo de requisitos:
- El gasto debe estar sustentado con una factura legal.
- Deben estar estrictamente ligados a la actividad empresarial.
- Estar registrado en los libros contables de la empresa.
- Los gastos se pueden deducir en un plazo máximo de 4 años (para el caso del IVA).
- Los gastos deben ir imputados en la base gravable del período de la declaración de IVA o IRPF correspondiente.
- En caso de que el autónomo realice dos actividades, y una de ellas esté sujeta al IVA y otra sea exenta, solo podrá deducir el porcentaje que corresponde a la actividad gravada con IVA (regla de prorrata).
Teniendo esto en cuenta, puedes evitar uno de los errores más comunes al tratar de reflejar gastos deducibles, que es tratar de deducir gastos que o cumplan los requisitos y que, por tanto, Hacienda rechazará.
Autónomos 2021: Gastos a deducir
Existen varios gastos deducibles de impuestos que debes conocer si eres autónomo, clasificados en dos grandes grupos:
Gastos deducibles de los autónomos sin factura
Son aquellos que no requieren de una factura para ser considerados gastos de trabajo, ya que su concepto es intrínseco a la actividad empresarial:
- Salarios y sueldos: Corresponde a cualquier pago fijo o eventual realizado a los trabajadores, indemnizaciones, incentivos, liquidaciones por despido y bonificaciones extras.
- Seguridad Social: Es la cuota que paga el autónomo por la Seguridad Social de los trabajadores y la propia.
- Impuestos: Los tributos relacionados a la actividad empresarial, como el IAE o el IBI, también son gastos deducibles de impuestos que no requieren de factura.
- Pólizas de seguros: El seguro de Responsabilidad Civil, así como el pago se seguros de salud, vida y otros seguros para autónomos también son deducibles.
- Intereses bancarios: Los intereses que cobra el banco por préstamos, cuentas para autónomos y demás instrumentos financieros para el desarrollo de la actividad empresarial.
Gastos deducibles de los autónomos con factura
Por otro lado, los gastos que deben cumplir con el requisito de tener factura para poder ser deducibles son:
- Compra de bienes y servicios para el desarrollo de la actividad: Son todos aquellos gastos que están relacionados directamente con el desarrollo de la actividad. Entre estos gastos se incluye equipos y maquinaria, materias primas, materiales de oficina, utensilios, etc.
- Seguros de trabajadores independientes: Los honorarios de los profesionales que han realizado algún trabajo eventual afecto a la actividad también se pueden deducibles.
- Cánones y arrendamientos: Si alquilas el local para el desarrollo de tu actividad, puedes deducir este gasto, siempre que tengas la factura o recibo de dicho pago.
- Capacitación para el personal: El pago de cursos, especializaciones, postgrados, academias, suscripciones a revistas informativas y similares que tengan como objetivo la formación y capacitación de los trabajadores. Si la formación no está relacionada con la actividad, no se considera gasto deducible.
- Publicidad y relaciones públicas: Son servicios que están directamente relacionados con tu actividad ya que permiten dar visibilidad al negocio. Para deducir estos gastos, el autónomo deberá tener alta del ROI.
- Reparación y conservación: Los gastos relacionados con reparación de averías y conservación de espacios, necesarios para la continuidad de la actividad empresarial, serán deducibles. No se incluyen los gastos de reparaciones con fines estéticos o de mejoras que no sean estrictamente necesarias para la continuidad de la actividad.
- Eventos, ferias y congresos: Si asistes a un evento, exposición o congreso para autónomos, ya sea como invitado o como ponente, que esté directamente relacionado con tu actividad será deducible, siempre que esté sustentado. En este caso, resulta útil adjuntar el programa del evento en cuestión.
- Gastos de manutención: Estos gastos tienen un límite tanto dentro como fuera del país. Es necesario presentar factura y no solo el ticket, y deben ser pagados con la tarjeta corporativa y o con efectivo o tarjetas de uso personal.
- Viáticos y transportes: Los gastos relacionados con transporte público o privado, hotelería y viajes de negocios son deducibles siempre que estén directamente relacionados con la actividad y que no hayan sido realizados en días festivos o fines de semana.
Gastos deducibles de los autónomos de difícil justificación
Existen algunos gastos que podrían ser deducibles pero que es más complicado que Hacienda los acepte. Entre ellos podemos mencionar:
- Teléfono móvil: Solo es deducible si la línea móvil es exclusivamente para uso de la actividad. Si tiene cualquier uso privado o personal no será deducible.
- Uniformes de trabajo: La ropa para los empleados o el mismo autónomo es deducible solo si se trata de uniformes o ropa de seguridad directamente vinculada a la actividad.
- Gastos de representación y comidas con clientes: Solo podrán deducirse aquellos gastos que hayan sido estrictamente relacionados a la actividad comercial, no a eventos sociales.
- Vehículos particulares: Debe ser afecto a la actividad completamente para que su compra sea deducible. El vehículo estará rotulado y deberá ser guardado en un garaje de la empresa y no uno particular. Esto también aplica para los gastos relacionados con el mantenimiento y uso del vehículo.
- Vivienda alquilada: Solo se puede deducir este canon si la vivienda que alquilas también es tu centro de trabajo. Sin embargo, esto requiere que pidas al arrendador dos recibos, uno para el alquiler de vivienda de uso habitual y otro por la parte afecta a la actividad, y puesto que esto representa una retención del 19% casi ningún arrendador está dispuesto a hacerlo.
- Gastos de vivienda para el desarrollo de la actividad: Si realizas tu actividad en casa es probable que puedas deducir un pequeño porcentaje de los gastos de suministros. Pero esto no aplica para los casos forzados por la crisis sanitaria. Te explicamos este punto a continuación.
Durante la crisis sanitaria, muchos autónomos se vieron en la obligación de realizar sus actividades desde casa. Y aunque la normativa habilita a los autónomos para deducir algunos gastos del hogar como parte de “gastos relacionados con la actividad”, Hacienda ha denegado esta ventaja fiscal al colectivo en aquellos casos que la actividad se realice desde casa por motivos de la pandemia, describiendo esta situación como “ocasional y excepcional” y, por tanto, no entrarían dentro de los gastos deducibles de los autónomos para 2021.
De acuerdo con la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas, en los casos en los que el contribuyente afecte parcialmente su vivienda habitual con el fin de desarrollar su actividad comercial y económica, los gastos de suministros de la vivienda, como agua, electricidad, gas, telefonía o internet, podrán deducirse en el porcentaje al aplicar el 30% a la proporción existente entre la superficie de la vivienda (en metros cuadrados) destinados a la actividad, respecto a la superficie total.
Sin embargo, en los casos en los que los autónomos han tenido que verse forzados a realizar su actividad desde el hogar, la condición de vivienda afecta a la actividad no se aplica, ya que el uso de la misma para desarrollar la actividad se ve motivada por una circunstancia “ocasional y excepcional”.
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