Las bajas médicas, los contratos recientes, los empleados a tiempo parcial o los fijos discontinuos obligan a calcular de forma distinta la paga extraordinaria. Los expertos recomiendan revisar el convenio, porque un error puede acarrear reclamaciones o sanciones.
Muchos autónomos y pequeños negocios afrontan estos días el abono de la paga extra de verano a sus trabajadores. Pero calcularla, como si todos los empleados estuvieran en la misma situación, puede acabar saliendo caro. Los errores son más frecuentes cuando el trabajador ha estado de baja médica, lleva pocos meses en la empresa, trabaja a tiempo parcial o tiene un contrato fijo discontinuo.
En estos casos, la cuantía puede variar y un cálculo incorrecto derivar en reclamaciones salariales, sanciones de la Inspección de Trabajo o liquidaciones de la Seguridad Social. Y es que la ley obliga a abonar, como mínimo, dos pagas extraordinarias al año; aunque su importe, forma de devengo y fecha de cobro dependen en gran medida del convenio colectivo.
Por eso, los expertos recomiendan a los autónomos revisar las condiciones aplicables antes de confeccionar las nóminas de junio o julio. Y no dar por hecho que todos los trabajadores tienen derecho a percibir el mismo importe.
Las dudas se repiten cada verano en los despachos laboralistas, sobre todo entre pequeños negocios que cuentan con plantillas reducidas y situaciones muy distintas entre sus empleados. Este diario ha consultado con Legálitas, pues la mayoría de los conflictos podrían evitarse comprobando con antelación cómo regula cada convenio aspectos como las bajas médicas, el prorrateo de las pagas o los contratos de duración inferior al periodo de devengo.
Las bajas médicas obligan a revisar mucho más que los días trabajados
Uno de los errores más habituales consiste en pensar que una baja médica reduce automáticamente la paga extraordinaria o, por el contrario, que no tiene ningún efecto sobre ella. En realidad, el resultado depende de varios factores y no existe una única regla válida para todos los trabajadores.
Enrique Fernández Blanco, abogado de esta plataforma legal, explicó a AyE que el factor “que resulta determinante para la reducción de la paga extra durante la baja médica es el convenio colectivo”. Si bien añadió que influyen además “el origen de la incapacidad temporal y el sistema de prorrateo de las pagas extraordinarias”.
Es decir, dos empleados en situación de baja pueden terminar cobrando importes distintos, dependiendo de las condiciones aplicables a su empresa.
Así, en algunos convenios, el autónomo está obligada a complementar la prestación hasta alcanzar el salario habitual; mientras que en otros no existe esa mejora. Además, como recordó el experto, “no produce los mismos efectos una incapacidad derivada de enfermedad común que otra causada por un accidente laboral o una enfermedad profesional”. Por lo que conviene revisar cada caso antes de calcular la nómina.
Algo parecido ocurre con el permiso por nacimiento y cuidado del menor. Aunque durante ese periodo la prestación la abona la Seguridad Social e incorpora habitualmente la parte proporcional de las pagas extraordinarias, Fernández Blanco recordó que el convenio colectivo “puede establecer mejoras y obligar a la empresa a completar ese importe para que el trabajador perciba íntegramente sus pagas extraordinarias”.
Los contratos recientes y las jornadas parciales también cambian el cálculo
Otra confusión frecuente consiste en considerar que la paga extraordinaria equivale siempre a una mensualidad completa. Sin embargo, “cuando un trabajador se ha incorporado hace pocos meses, únicamente genera el derecho correspondiente al tiempo trabajado durante el periodo de devengo fijado en el convenio”, aclaró el abogado de Legálitas.
Esta situación afecta cada verano a numerosos pequeños negocios que refuerzan sus plantillas durante la primavera o las primeras semanas de la campaña estival. “En estos casos, el cálculo debe hacerse de forma proporcional y no tomando como referencia el salario mensual completo”.
Lo mismo sucede con los trabajadores a tiempo parcial. Su derecho a cobrar la paga extraordinaria es el mismo que el del resto de la plantilla, pero el importe se calcula de acuerdo con la jornada efectivamente realizada durante el periodo de devengo.
Los trabajadores fijos discontinuos generan también derecho a estas gratificaciones, aunque normalmente en proporción al tiempo trabajado. Según explicó Fernández Blanco, se trata de “una consulta muy común en verano, ya que, en muchos convenios, estas pagas se abonan ya en prorrateo, salvo que así se establezca”.
El convenio puede impedir incluso el prorrateo de las pagas
Otro aspecto que muchos autónomos pasan por alto es que no siempre resulta posible repartir las pagas extraordinarias entre las 12 nóminas del año. Aunque el prorrateo es habitual en numerosos sectores, algunos convenios colectivos lo prohíben expresamente.
Si el autónomo lo aplica pese a esa prohibición, el trabajador puede reclamar el cobro de la paga extraordinaria cuando llegue su fecha de devengo, aunque haya estado percibiendo cantidades mensuales durante todo el año. Por eso, antes de modificar el sistema de pago, el experto recomienda “comprobar qué establece el convenio aplicable y dejar constancia de las condiciones pactadas cuando sea posible”.
También es habitual que surjan dudas sobre los descuentos aplicables. Las pagas extraordinarias cotizan a la Seguridad Social. Pero esa cotización ya se incorpora de forma prorrateada en las bases mensuales, por lo que, cuando llega el momento de abonarlas, no vuelve a descontarse esa aportación. En cambio, sí están sujetas a la correspondiente retención del IRPF.
Los errores en cualquiera de estos cálculos pueden tener consecuencias que van más allá de tener que pagar posteriormente la diferencia al trabajador. Fernández Blanco concluyó advirtiendo de que la empresa puede “enfrentarse a reclamaciones de salarios, sanciones de la Inspección de Trabajo y actas de liquidación”, ya que la Seguridad Social puede exigir “las cotizaciones que hubieran dejado de ingresarse si la paga extraordinaria se calculó por debajo de lo que correspondía”.
