Muchos negocios necesitan acreditar poderes, consultar escrituras o verificar fechas para todo tipo de trámites. Ahora tienen una nueva herramienta online que les permitirá ahorrar tiempo y dinero
Los autónomos y las pequeñas y medianas empresas de nuestro país arrastran, desde hace años, una queja común, con independencia del sector al que se dediquen: la elevada carga burocrática que deben asumir para poder desarrollar su actividad con normalidad. Trámites largos, desplazamientos constantes, gestiones duplicadas y costes administrativos que restan tiempo y recursos al negocio.
Ahora, el Gobierno acaba de poner en marcha una nueva herramienta que permite a ciudadanos, autónomos y empresas consultar de forma online los datos básicos de sus documentos notariales. Es una funcionalidad integrada en la llamada Carpeta Justicia, que permite acceder a información notarial de forma segura, personalizada y disponible las 24 horas del día. Lo cual aporta un paso más hacia una Administración más accesible y compatible con la realidad empresarial.
Una nueva plataforma para que las pymes acrediten poderes o consulten escrituras online
La nueva funcionalidad ha sido impulsada por el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones en las Cortes, en colaboración con el Consejo General del Notariado. El servicio, además, se ha incorporado a Carpeta Justicia, el portal digital que centraliza el acceso a información y trámites relacionados con la Administración de Justicia.
Así, a través de esta herramienta, los usuarios pueden consultar datos básicos de los documentos notariales en los que hayan participado. Y entre la información disponible se incluye el tipo de acto o negocio jurídico, como compraventas, poderes, testamentos o constitución de sociedades. También se puede conocer el papel que desempeña la persona o empresa en ese documento, el nombre del notario o notaria, la fecha del otorgamiento y el número identificativo del documento.
Para autónomos y pymes, esta funcionalidad resulta especialmente útil en su operativa diaria. Muchos negocios necesitan acreditar poderes, consultar escrituras, verificar fechas o localizar rápidamente información notarial para trámites bancarios, administrativos o mercantiles. Y hasta ahora, estas gestiones solían implicar desplazamientos físicos o solicitudes que requerían tiempo y costes adicionales.
Solicitud de documentos notariales
No obstante, la consulta de datos en la Carpeta Justicia no sustituye otros servicios notariales, pero sí los complementa. Desde la propia plataforma es posible acceder a la Sede Electrónica Notarial, donde se pueden solicitar copias autorizadas o simples de los documentos, siempre conforme a la normativa vigente y con las garantías del sistema notarial español.
Esta Sede Electrónica Notarial, creada en 2002, concentra millones de datos y servicios digitales del Notariado. Cuenta, además, con la certificación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) de nivel máximo, reconocimiento que acredita la seguridad de sus procesos, bases de datos y servicios digitales. Este aspecto es clave para las empresas, que manejan información sensible y necesitan seguridad jurídica en cada gestión que hacen.
Fuentes del Ministerio señalan que esta integración refuerza el papel de Carpeta Justicia como portal único de acceso digital a la Justicia. La plataforma ya permite, de igual manera, solicitar citas en registros civiles y órganos judiciales, consultar resoluciones, comprobar el estado de expedientes o descargar certificaciones, con disponibilidad permanente durante todo el año.
Las pymes españolas tienen que hacer un 33% más de gestiones que en otros países de la UE
La puesta en marcha de herramientas como esta responde a una demanda histórica del tejido empresarial. Las pequeñas y medianas empresas españolas soportan una carga administrativa significativamente superior a la de otros países de su entorno. En concreto, según un estudio elaborado por la Comisión Europea, las pymes españolas deben gestionar un 33% más de trámites que las empresas de similares características en Alemania, Francia o Reino Unido.
Y este exceso de burocracia tiene, evidentemente, un impacto directo en la actividad económica. Según el mismo análisis de la Comisión Europea, en España persisten procedimientos largos para constituir una empresa, así como procesos posteriores muy complejos, como la obtención de licencias o la presentación de obligaciones periódicas. Todo ello exige más recursos humanos y también económicos que en otros países de la Unión Europea.
Y si nos adentramos en esta comparación internacional, encontramos datos reveladores. Mientras que en Alemania la creación de una pyme puede completarse en pocos días mediante procesos unificados, en España sigue siendo habitual que los emprendedores deban interactuar con varias administraciones distintas y asumir esperas prolongadas. Y en Francia y Reino Unido, por su parte, cuentan con plataformas más centralizadas, que reducen tiempos y simplifican la relación entre las empresas y la Administración.
De hecho, de aquí se concluye que el coste de esta hiperregulación no es sólo operativo. Según datos de la Cámara de Comercio de España, la carga burocrática supone para autónomos y pymes un coste aproximado de 51.000 millones de euros al año. Mientras, según informes sectoriales del Reino Unido, el coste anual de la burocracia empresarial allí gira en torno a los 25.000 millones de libras, que son algo más de 28.000 millones de euros.
Así las cosas, este gasto reduce la capacidad de inversión, limita la competitividad y afecta incluso a la capacidad exportadora de las empresas españolas. Según la propia Comisión Europea, las pymes españolas soportan mayores trámites para internacionalizarse, más dificultades para acceder al crédito y mayor dependencia del crédito bancario. Por eso precisamente, cualquier medida que permita reducir tiempos, eliminar desplazamientos y simplificar gestiones tiene un efecto directo sobre la viabilidad de los negocios, que en el caso de las pymes son, no nos olvidemos, el 99,8% del tejido empresarial de nuestro país.
