La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya tiene un calendario oficial.
La entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria, ha iniciado los plazos para que autónomos y empresas adapten su manera de emitir, enviar y recibir facturas.
La implantación se realizará progresivamente entre 2027 y 2029, dependiendo del volumen de operaciones y de la forma jurídica del negocio.
Aunque todavía existe margen, conocer las fechas permitirá preparar los programas y procesos administrativos con tiempo.
¿A qué operaciones afectará?
La nueva obligación se aplicará principalmente a las facturas emitidas entre empresarios y profesionales, es decir, a las operaciones B2B.
Por tanto, afectará a autónomos y empresas que facturen sus productos o servicios a otros negocios establecidos en España.
Las ventas realizadas directamente a consumidores particulares quedan, con carácter general, fuera de esta obligación. Sin embargo, un negocio que venda habitualmente a particulares deberá adaptarse si también factura a otras empresas o profesionales.
Calendario de implantación
Desde el 6 de octubre de 2027
Los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones durante el año natural anterior haya superado los ocho millones de euros deberán:
- Expedir facturas electrónicas.
- Enviarlas y recibirlas mediante los sistemas admitidos.
- Comunicar el estado de las facturas.
- Informar sobre los pagos.
El límite de ocho millones se refiere al volumen de operaciones del negocio, no al beneficio obtenido.
Desde el 6 de octubre de 2028
El resto de los empresarios y profesionales deberá comenzar a emitir, enviar y recibir facturas electrónicas en las operaciones incluidas en la normativa.
Esta será la fecha principal para la mayoría de los autónomos y las pequeñas empresas.
Además, las sociedades y demás personas jurídicas con un volumen de operaciones igual o inferior a ocho millones de euros deberán comunicar desde ese momento los estados de las facturas y los pagos.
Desde el 6 de octubre de 2029
Los autónomos personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas dispondrán de un año adicional para comenzar a comunicar los estados de las facturas y la información sobre los pagos.
Por tanto, un autónomo persona física deberá:
- Emitir, enviar y recibir facturas electrónicas desde octubre de 2028.
- Comunicar los estados de las facturas y los pagos desde octubre de 2029.
¿Cómo podrán emitir las facturas electrónicas?
Los negocios podrán elegir entre:
- Una plataforma privada de facturación.
- La solución pública de la Agencia Tributaria.
- Una combinación de ambos sistemas.
Hacienda pondrá a disposición de los contribuyentes una herramienta pública y gratuita, especialmente pensada para profesionales y pequeños negocios que emiten pocas facturas.
Esta solución permitirá generar facturas individualmente mediante un formulario disponible en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Enviar un PDF no será suficiente
Una factura electrónica deberá generarse en un formato estructurado que permita procesar automáticamente la información.
Por este motivo, enviar una factura convencional en PDF por correo electrónico no será suficiente para cumplir la nueva obligación.
El sistema también permitirá comunicar situaciones como la aceptación, el rechazo, el pago o el impago de una factura. El objetivo es mejorar la trazabilidad de las operaciones y el control de los plazos de pago.
Factura electrónica y Verifactu no son lo mismo
La factura electrónica obligatoria y Verifactu son obligaciones diferentes.
La factura electrónica regula cómo se intercambian las facturas entre empresarios y profesionales.
Por su parte, el reglamento de los sistemas informáticos de facturación, conocido habitualmente como Verifactu, establece los requisitos técnicos que deben cumplir los programas utilizados para generar y conservar los registros de facturación.
Aunque ambas medidas están relacionadas con la digitalización de la facturación, deberán analizarse por separado.
¿Qué pueden revisar ahora los negocios?
La publicación del calendario ofrece a autónomos y pymes la posibilidad de preparar la adaptación de manera gradual.
Entre los primeros pasos recomendables se encuentran:
- Identificar las facturas que se emiten a otras empresas o profesionales.
- Revisar el programa de facturación utilizado actualmente.
- Consultar si el proveedor del programa se adaptará a la nueva normativa.
- Comprobar cómo se reciben y archivan las facturas de los proveedores.
- Actualizar los datos fiscales de clientes y proveedores.
- Definir quién gestionará la información sobre los estados y pagos.
- Formar al personal encargado de la facturación.
- Valorar si interesa utilizar la solución pública gratuita.
Los negocios que tienen conectados la facturación, el TPV, la contabilidad, las comandas o los pedidos deberán prestar especial atención a las integraciones necesarias.
Una oportunidad para mejorar la gestión
La factura electrónica no solo supondrá una nueva obligación. También puede ayudar a automatizar tareas, reducir errores, mejorar el seguimiento de los cobros y disponer de información económica más actualizada.
Prepararse con tiempo permitirá elegir la solución más adecuada para cada negocio y evitar cambios precipitados cuando se acerquen las fechas de aplicación.
Desde GYE Consultores podemos ayudarte a revisar tu sistema de facturación, comprobar qué obligaciones afectarán a tu actividad y planificar correctamente la adaptación.
